Che tu sia una piccola azienda o un colosso, la casella di posta elettronica è ormai una tecnologia che avrai assodato.
La gestione delle mail aziendali negli anni si è evoluta: ora abbiamo server in cloud, protocolli che permettono la sincronizzazione delle mail e l’uso di qualunque tipo di dispositivo, ma anche la possibilità di inserire la firma personalizzata alla fine delle e-mail.
La firma nelle e-mail
Già, la firma della mail è sempre stato un problema; ogni dipendente tendeva a creare la firma personale a proprio piacimento; inutile dire che in questo modo si causavano delle disuguaglianze. Qualcuno aveva la firma con il logo grande, qualcuno con il logo piccolo, qualcuno con il dott. o dott.ssa davanti al nome e qualcuno no; a volte cambiavano addirittura le informazioni aziendali (l’indirizzo, la ragione sociale).
E tutto questo è un incubo per chi si occupa della comunicazione aziendale, ma anche per l’azienda stessa che, non essendo uniformata nella comunicazione, risulta poco professionale.
Come risolvere questo problema?
In commercio ci sono varie soluzioni, più o meno complesse che permettono di poter gestire centralmente e in modo automatico la firma delle mail.
Symprex Email Signature Manager è uno di questi; un sistema semplice, che permette di raccogliere informazioni sugli account aziendali da più fonti, ma soprattutto permette di sincronizzare le informazioni con il server di Active Directory aziendale.
Ma come funziona Symprex?
Symprex permette, tramite un editor visuale, oppure tramite un editor html per i più esperti, di creare un template della firma mail utilizzando le informazioni variabili (nome, cognome, ruolo in azienda, ecc) presenti in Active Directory tramite l’uso di tag.
Possono essere create una varietà infinita di firme, queste verranno poi distribuite tramite un semplice sistema nel quale si indicherà quali utenti oppure gruppi di Active Directory devono ricevere la firma e, tra tutti i template, quali devono essere installati.
Finite le configurazioni il sistema inizierà, in modo automatico, a distribuire le firme e gli utenti le vedranno automaticamente nel loro client di posta quando creeranno un nuovo messaggio.
Con Symprex è possibile impostare anche i disclaimer per la privacy oppure campagne di comunicazione a tempo.
Symprex offre poi la possibilità di sincronizzare la firma di posta elettronica su diverse piattaforme: Outlook Desktop, Outlook web per chi utilizza Exchange o Exchange online, smartphone e tablet.
Con Symprex Email Signature Manager la tua azienda potrà rendere coerente la comunicazione aziendale uniformando la firma di tutti gli account!
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